思考の整理には紙への手書き

アイデアまとめには紙に書くのが一番である

皆さんも日々のビジネスに置いて、企画書作ったり、提案書を作ったりする事は、日常茶飯事ではないかと思います。

 

この提案内容によって、取引先が、自分の提案を受け入れてくれるかどうか…はたまた、会社内で、自分の提案する内容を、上司が採用してくれるかどうか…という事がかかっている訳ですので、この企画書を作ったり、提案書を作ったりするという事は、非常に重要な仕事の位置付けになります。

 

自分の中では、なかなか良い提案書になりそうな気はしているものの、どうすれば良い感じで伝わるかという事を、ああでもない、こうでもない…と考えているうちに、どんどん時間が過ぎていってしまう…という経験は、誰にでもあるかと思います。

 

私もまだまだ経験が下がった頃には、資料作成でほとんどの場合このような感じになっていて、終わってみれば、たったA4サイズで10ページにも満たないような資料を作るのに、それこそ1日かかっていたような事もありました。

 

今思えば、とんでもないダメサラリーマンでしたけども、世の中には、資料作成においてこういった無駄を日常的にやっている人はかなり多いと思われ、また、それを管理する上司の方でも、上手にそういった情報整理のやり方を指導できていない場合には、それが仕方ないとして、放置されている場合もあるわけです。

 

会社やグループにとって、こんなに大きな無駄というのはありませんよね。

 

そして本当にもったいないのは、自分の中では、それなりに良いアイディアが出そうな感じになっているのに、そのまとめ方が上手に行かない為に、ひたすら時間が過ぎている…というその現状です。

 

私もこういった経験ですごく悩んだ末に、最終的にこの方法が一番良い!とたどり着いたのが、その提案書をパソコン上でワードやエクセル、パワーポイントで作るのではなくて、紙で手書きをしてみる!という事です。

 

これによって、一気に資料の作成やまとめが早くなりました。

 

「優れた建築家の頭の中では、頭の中ですでにその建造物は出来上がっている。」という感じの格言みたいなものがあったと思いますが、まさにこれと同じ事ですね。

 

結局のところ、企画書や提案書の作成がスムーズにできる状態というのは、頭の中で、その完成図が8割方出来上がっているという事なのですね。

 

これが出来上がっていない状態では、当たり前ですが、思い付いた事から文章でつらつらと書いていっても、最終的にはまとまりがなく、自分自身でもどこで完結をするべきか?という事がわかっていないので、無駄に何度も読み返して、無駄に時間だけが過ぎていく事になります。

 

ですので、あなたが今、企画書や提案書の立案やアイデア出しに煮詰まっている状態だとすれば、パソコンから離れて、コピー機の横に置いてある裏紙を20枚くらい取ってきて、そこに手書きで提案書と企画書の全体イメージを箇条書きで並べてみましょう。

 

その提案書の中に書くつもりの、図面やグラフなども、丁寧ではなくて良いので、あくまでもレイアウトとして完成させるようにします。

 

そして、ここでポイントになるのが、図やグラフを説明する時に、長々と言葉で説明するのではなくて、必ず単語や箇条書きで意味が通じるようにまとめるという事です。

 

これができない状態であるときは、まだ自分の中でその提案書の完成図がイメージできていないという事になりますので、このような場合には、そもそも、その問題を解決する為の本質を捉えていない事になりますので、また必要な情報のインプットが足りていないという可能性もあります。

 

ちゃんと必要な情報のインプットが足りていて、最終的にこの資料をもって相手に何を伝えたいのか?という事がわかっていれば、手書きの箇条書きで、最初のページから終わりのページまでまとめる作業というのは、それほど難しいことではありません。

 

この作業に慣れていない時には、手書きで紙に向かっていても、それと同じ事を最終的にはパソコンでもう一度やらなければいけないのだから、非行率だ…と考えて、なかなかやろうとしないものですが、これが大きな間違いです。

 

パソコンで同じような作業をやろうと思えば、図やグラフをかく為に、いちいちいろんな機能を使う必要がありますし、なまじ形になっているところを見るものですから、中途半端に、特に意味もないレイアウトにこだわったりして、本当に無駄です。

 

ですので、あくまでもプロトタイプという事を認識した上で、紙の上でこういった企画書の立案や、提案書の作成をする事の方が、はるかに効率が良いのです。

 

今現在も、企画書の作成や、提案書の作成がすごく苦手だというタイプの方は、この事を意識して、紙で大方の設計図を作る習慣をつけてみてください。

 

そうする事によって、自分自身の思考レベルが今どんな段階にあるのか?という事も簡単に知ることができます。

 

まとめ

 

もし紙の手書きに対しても全く手が進まないという事であれば、そもそもその問題に置いての解決策を、自分が提示できるだけの知識やアイディアがない…という事になりますので、インプットの量を増やすべき。

 

祇の手書きでだいたいのイメージが固まって、8割方これでOKだろう!と思ったら、そこでいよいよPCでの作成に入る。

 

これだけの事で、あなたの仕事の効率が飛躍的に向上する事は間違いありませんので、ぜひやってみてくださいね!